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1.2 Export mit Anlegen einer Spezifikation

Hier wird erklärt, wie man eine Tabelle exportiert und die vorgenommenen Einstellungen in einer Spezifikation speichert, die man zukünftig beim manuellen oder automatisierten Export per VBA nutzen kann. In der Spezifikation werden alle Optionen (Datumsformat, Feldbegrenzungszeichen etc.) gespeichert, so dass man beim nächsten Export weniger Handgriffe erledigen muss.

Wenn nicht alle Felder oder eine bestimmte Sortierung der Datensätze erforderlich ist, muss statt einer Tabelle eine Abfrage exportiert werden. Die Vorgehensweise ist aber identisch.

Bei sich häufiger wiederholenden Importaktionen von Textdateien lohnt sich der Einsatz von Spezifikationen ebenso, wird hier aber nicht näher erläutert, da die Schritte sehr ähnlich sind.

Als erstes markiert man die Tabelle im Datenbankfenster. Nach Rechtsklick geht man auf "Exportieren...". Man kann die Tabelle natürlich auch markieren und wählt dann im Datei-Menü (ALT+D) "Exportieren..." (P). Daraufhin öffnet sich folgender Dialog, in dem man unter 1 das Export-Verzeichnis und bei 2 den Dateityp auswählt. Anschliessend wird die Auswahl mittels der "Speichern"-Schaltfläche (3) bestätigt.

Erster Dialog beim Export

Nun gelangt man zum 2. Dialog, in dem man die erste Einstellung vornehmen kann (ausgewählt ist hier "Mit Trennzeichen ..."). Um das Speichern der Spezifikation zu ermöglichen, muss jetzt die links unten befindliche Schaltfläche "Weitere..." angeklickt werden (s. 4).

Start des Textexport-Assistenten

Im 3. Dialog nimmt man alle gewünschten Einstellungen vor. Wenn man endlich zufrieden ist, kann man nun über "Speichern unter..." (5) einen Namen für die Spezifikation angeben und bestätigt dort mit OK (s. weiter unten 6 im 4. Screenshot). Nachdem die Spezifikation gespeichert wurde, schliesst man auch diesen 3. Dialog über OK ( 7), gelangt zum 2. Dialog (s. oben) und geht mit "Weiter >" ( 8) bis zu dem Punkt, an dem der Dateiname der zu erstellenden Textdatei angegeben werden muss. Schon ist man fertig!

Einsatz der Spezifikation beim manuellen Export: Gleiche Vorgehensweise bis zu Punkt 5. Dort klickt man statt "Speichern unter..." die darunterliegende Schaltläche "Spezifikationen..." an, um aus einer Liste die gewünschte Exportspezifikation zu verwenden.

Einsatz der Spezifikation in VBA: Wenn die Spezifikation wie beschrieben gespeichert wurde, kann diese folgendermassen verwendet werden

DoCmd.TransferText acExportDelim, "SpezKundenExport", "tblKunden", "C:\Kunden.txt", True

Damit wird die Tabelle "tblKunden" mit den Einstellungen innerhalb der Spezifikation "SpezKundenExport" in die Datei "Kunden.txt" (im Verzeichnis "C:\") exportiert. Durch den letzten Parameter "True" werden die Feldnamen in der 1. Zeile der Textdatei aufgeführt.

Genaue Definition der Spezifikation

Hier der 4. Dialog. Es wird ein Spezifikationsname vergeben und mit OK (6) bestätigt. Anschliessend geht es weiter im 3. Dialog (s. oben):

Meldedialog beim Speichern der Spezifikation

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